Dekning av reiseutgifter for tilsette

Har du arbeidstakarar som reiser i yrket er det viktig å ha ein avtale på korleis dei skal få dekte kostnadene sine i samband med reisa.

Det er fleire måtar å dekkje reiseutgifter på. Arbeidsgjevaren kan for eksempel:

• Dekkje faktiske utgifter (utgiftsrefusjon) 
• Dekkje utgifter etter Skattedirektoratets trekkfrie forskotssatsar (utgiftsgodtgjersle)
• Dekkje utgifter etter eigne avtalar, for eksempel statens reiseregulativ (utgiftsgodtgjersle)
• Ein kombinasjon av de ovannemde

Har du fleire tilsette som reiser i samband med arbeidet kan det vere lurt å investere i eit reiserekningsprogram.

Dekkje faktiske utgifter (utgiftsrefusjon)

Faktiske utgifter i samband med reise i yrket kan dekkjast skattefritt når det ligg føre dokumentasjon for utlegget (kvittering). Namn og formål med reisa må stå på kvitteringa eller på vedlegg til denne. Dette vil for eksempel gjelde utlegg til fly, hotell, taxi og liknande.

Bompengar kan utbetalast utan at det ligg føre kvittering, men må då dokumenterast med ei reiserekning. 

Dersom ein arbeidsgjevar dekkjer utgifter til mat etter rekning, har arbeidstakaren ikkje krav på diettpengar.

Skattedirektoratets reisereglar og satsar på reiser i inn- og utland (utgiftsgodtgjersle)

Skattedirektoratet fastset kvart år reglar og satsar for kva som kan utbetalast trekkfritt (trekkfritt betyr at beløpet kan utbetalast utan at det vert trekt skatt av det) til godtgjering av utgifter i samband med reisa.

Utbetalar du godtgjersle som er høgare enn dei trekkfrie satsane, vert overskotet trekkpliktig. Dette gjeld likevel ikkje utbetaling av nattillegg. Dersom nattillegg blir utbetalt med høgare sats enn kroner 452 per døgn, blir heile beløpet trekkpliktig.

Døgndiett - reiser med overnatting

På reiser med overnatting er staden der overnattinga skjer (type losji) avgjerande for kva som kan utbetalast i trekkfri kostgodtgjersle.
For at reisa skal reknast som ei reise med overnatting må den tilsette opphalde seg meir enn fem timar av natta utanfor heimen. I denne samanhengen vert natt rekna som tida mellom klokka 22.00 og 06.00.

Utrekning av døgn:

• Eit døgn varar i 24 timar frå starttidspunktet på reisa.
• Reiser som varar meir enn seks timar inn i nytt døgn gjev rett til full døgndiettsats etter same sats som siste døgn.
• Reiser som varar under seks timar inn i nytt døgn gjevst det inga godtgjersle for.

Utrekning av døgn for langtransportsjåførar:

For langtransportsjåførar som får trekkfri kostgodtgjersle under utøvinga av yrket, vert sats utbetalt per heile døgn. For fråvær som for eksempel overstig eitt døgn, men som ikkje varar minst 48 timar, vil maksimal trekkfri kostgodtgjersle vere 300 kroner.

Dagdiett - reiser utan overnatting

På reiser utan overnatting kan det trekkfritt utbetalast dagdiett etter Skattedirektoratets satsar, så lenge oppdragsstaden er meir enn 15 km frå utgangspunktet på reisa, og reisa varar meir enn seks timar. Det er likevel ein føresetnad at arbeidstakaren har meirkostnader til kost i samband med reisa.

Tilsette som har reise- og transportoppdrag som ein del av sitt ordinære arbeid vil normalt ikkje ha meirkostnader til kost i arbeidet, og har derfor ikkje krav på dagdiett. Dette gjeld for eksempel sjåførar, flybesetning, mannskap på båtar og liknande.

Måltidstrekk

Det skal gjerast trekk i diettgodtgjersla dersom eitt eller fleire måltid vert dekte etter rekning eller er påspanderte. Trekket gjer ein i prosent av den aktuelle diettgodtgjersla, og gjeld både for dagsreiser og reiser med overnatting.

• Trekk for frukost – 20 prosent
• Trekk for lunsj – 30 prosent
• Trekk for middag – 50 prosent

Måltidsfrådrag skal berre trekkjast frå når måltidet er fullverdig. Det vil seie at ein kan spise seg normalt mett. Flymat er for eksempel ikkje rekna som eit fullverdig måltid.

Eksempel 1

Ein tilsett er borte i 26 timar, overnattar på hotell, og får dekt ein frukost og ein lunsj på reisa. Dette kan utbetalast trekkfritt:

Eksempel 2

Ein tilsett er borte i 32 timar, bur privat og får dekt middag på kurset han deltek på. Han er borte meir enn seks timar inn i døgn nummer 2, og har derfor krav på diett for 2 døgn. Dette kan utbetalast trekkfritt:

Nattillegg (gjeld berre reiser innanlands)

Dersom den tilsette sørgjer for overnatting sjølv på yrkesreiser innanlands (for eksempel privat overnatting) kan det utbetalast eit trekkfritt ulegimitert nattillegg på kroner 452 per døgn. Dette kjem i tillegg til eventuell diettgodtgjersle. Overnattar den tilsette privat på reiser i utlandet kan det ikkje trekkfritt utbetalast nattillegg. Ved overnatting på tog, båt og liknande i Noreg vert det ikkje gjeve ulegitimert natttillegg når soveplassen er inkludert i billetten.

Kilometergodtgjersle (bilgodtgjersle)

Brukar arbeidstakaren eigen bil på reiser i oppdrag for arbeidsgjevaren kan det skattefritt utbetalast ei kilometergodtgjersle på kroner 3,50 per kilometer. Satsen gjeld også ved bruk av elbil.

Det er viktig å skilje mellom arbeidsreiser og yrkesreiser. Køyring i teneste vert rekna som yrkesreise og kan utbetalast trekkfritt inntil satsane gjevne i skattereglane. Arbeidsreise vert definert som reise mellom heim og fast(e) arbeidsstad(ar) og vert rekna som privatkøyring. Utbetalar arbeidsgjevaren godtgjersle for arbeidsreiser er dette fullt ut skattepliktig inntekt.

Krav til reiserekning

Når den tilsette får godtgjord heile eller delar av reiseutgiftene etter standardiserte satsar (for eksempel diett eller kilometergodtgjeresle) må dette dokumenterast med ei reiserekning. Kvitteringar som krevst direkte refundert legg ein ved reiserekninga.

Statens reiseregulativ (utgiftsgodtgjersle)

Statens reiseregulativ er ein avtale som i utgangspunktet berre gjeld for statstilsette. Ein del private og offentlege verksemder har gjennom eigne avtalar knytt til desse reisereglane.

Godtgjersler utbetalte etter Statens reiseregulativ er i dei fleste tilfella høgare enn Skattedirektoratets trekkfrie satsar. Utbetalar du godtgjersler etter statens reiseregulativ må utbetalinga normalt splittast i ein trekkfri og ein trekkpliktig del.

Statens reiseregulativ skil også på diettsatsar i inn- og utland. Dette gjer ikkje skattereglane.

Kontakt og hjelp: